Truy cập vào địa chỉ: http://tbi.tavicosoft.com. Nhập đầy đủ thông tin để đăng nhập vào hệ thống.

▪User name: Tên đăng nhập.

▪Password: Mật khẩu đăng nhập, mật khẩu ban đầu được cấp là: user. Sau khi đăng nhập lần đầu thành công yêu cầu đổi mật khẩu mới để tăng tính bảo mật.

▪Security Code: Mã bảo vệ. Nhập chính xác mã bảo vệ của hệ thống.

Xem hướng dẫn bằng hình ảnh bên dưới.

Từ màn hình giao diện chính chọn chức năng Change password như hình bên dưới:

Lúc này hộp thoại đổi mật khẩu sẽ hiện ra. Làm theo hướng dẫn như hình bên dưới.

Khi đăng nhập thành công vào hệ thống thì màn hình giao diện chính của Admin/ Bộ phận điều phối như sau:

Giải thích các ký hiệu được đánh số trong hình:

1.Thông tin giao dịch căn hộ: Mặc định là hiển thị tất cả các căn hộ. Nếu muốn hiển thị căn hộ nào thì chọn căn hộ đó, khi đó giao diện màn hình chính chỉ liệt kê những thông tin liên quan đến căn hộ vừa chọn.

2.Liệt kê theo tình trạng: Có 03 tình trạng: Mới - Đang xử lý - Đã hoàn thành. Mặc định là hiển thị tất cả tình trạng. Nếu muốn liệt kê theo tình trạng nào thì chọn tình trạng đó, khi đó giao diện màn hình chính chỉ liệt kê những thông tin liên quan đến tình trạng vừa chọn.

3.Ngày ghi nhận: Chọn Từ ngày và Đến ngày để liệt kê những giao dịch phát sinh trong phạm vị ngày vừa chọn. Mặc định của hệ thống là liệt kê những giao dịch phát sinh từ ngày hệ thống.

4.Các chức năng khác bao gồm:

▪Nhận cuộc gọi: Ghi nhận thông tin phản hồi/ khiếu nại của khách hàng qua điện thoại và đưa lên hệ thống.

▪Phân bổ: Phân công công việc cho bộ phận xử lý liên quan.

▪Danh sách nhận phản hồi qua điện thoại: Thống kê danh sách khách hàng phản hồi/ khiếu nại qua điện thoại theo ngày.

5.Tình trạng: Theo dõi các công việc đang ở tình trạng nào.

6.Người yêu cầu: Thông tin họ tên khách hàng phản hồi/ khiếu nại. Trường hợp khách hàng phản hồi qua điện thoại hoặc liên hệ trực tiếp thì người yêu cầu được mặc định là "Khách hàng phản hồi qua kênh điện thoại hoặc trực tiếp".

7.Loại cuộc gọi: Phân loại các loại cuộc gọi.

8.Bình luận cuối: Hiển thị nội dung bình luận/ phản hồi cuối cùng của 01 công việc.

Khi Admin/ Bộ phận điều phối quan sát thấy những công việc có tình trạng là "Mới" thì sẽ tiến hành phân công, tạo công việc con cho nhân viên giải quyết.

Khi chọn chức năng phân bổ màn hình sau sẽ xuất hiện. Tại đây sẽ hiển thị nội dung thông tin phản hồi/ khiếu nại của khách hàng. Admin/ bộ phận điều phối chọn nút tạo công việc con để tiến hành phân công công việc cho nhân viên xử lý.

Lưu ý: Sau khi khách hàng tạo phản hồi/khiếu nại thì phía Admin/ Bộ phận điều phối sẽ nhìn thấy phản hồi/ khiếu nại đó trên màn hình chính với trạng thái Open (Mới).

Giải thich ý nghĩa các nút lệnh:

▪Bình luận: Trao đổi ý kiến về công việc.

▪Chấp nhận: Khi bấm nút nhận công việc, trạng thái công việc sẽ chuyển từ Open sang Pending.

▪Hoàn thành: Khi công việc đã được xử lý xong, bấm vào nút hoàn thành.

▪Tạo công việc con: Phân công công việc cha cho một hay nhiều cá nhân khác thực hiện.

▪Nhắc việc: Trong quá trình xử lý công việc, nếu thấy chậm tiến độ thì bấm vào nút nhắc việc.

Màn mình tạo công việc con bao gồm những thông tin chi tiết về tên công việc, nhân viên giao việc, nhân viên thực hiện, thời hạn hoàn thành, loại công việc, độ ưu tiên,...

Chọn nhân viên thực hiện, hiển thị danh sách nhân viên:

Khi click nút “Thêm” hiển thị danh sách những người có liên quan được thông báo:

Chọn ngày hoàn thành công việc:

Chọn độ ưu tiên công việc:

Sau khi nhập đầy đủ nội dung thông tin, chọn biểu tượng để giao việc.

Sau khi phân bổ công việc cho nhân viên xử lý, Admin/ Bộ phận điều phối thường xuyên kiểm tra tình trạng xử lý phản hồi/ khiếu nại ở màn hình chính để có những quyết định xử lý kịp thời.

Giải thích ký hiệu đánh số trong hình:

1.Tình trạng xử lý công việc: Trong trường hợp này, công việc con giao cho nhân viên đã hoàn thành, tuy nhiên ở tình trạng công việc cha (phần tô màu xanh dương) vẫn là đang xử lý. Admin/ Bộ phận điều phối kiểm tra lại và sau đó bấm vào chức năng Hoàn thành để xác nhận công việc đã hoàn thành. Lúc này tình trạng công việc cha sẽ chuyển thành Đã hoàn thành.

Một vài lưu ý:

▪Nếu công việc con được giao cho từ 02 nhân viên xử lý trở lên thì Admin/ Bộ phận điều phối chỉ xác nhận công việc cha hoàn thành khi tất cả công việc con đã hoàn thành.

▪Sau khi Admin/ Bộ phận điều phối xác nhận công việc cha đã hoàn thành thì màn hình chính ở phía khách hàng trạng thái công việc sẽ chuyển thành Đã xử lý xong (xem hình minh họa).

2.Chức năng: Có 04 chức năng chính: Phản hồi - Phân bổ - Nhắc việc - Hoàn thành

▪Phản hồi: Tham gia bình luận, trao đổi ý kiến về công việc

▪Phân bổ: Khi tình trạng công việc là Mới thì tiến hành phân bổ phân công công việc con cho nhân viên xử lý. Đối với những công việc đã được phân bổ cho nhân viên xử lý thì chức năng này sẽ bị ẩn.

▪Nhắc việc: Trong quá trình xử lý công việc, Admin/ Bộ phận điều phối có thể sử dụng chức năng Nhắc việc cho nhân viên xử lý.

▪Hoàn thành: Khi tất cả công việc con đã được xử lý hoàn thành, Admin/ Bộ phận điều phối chọn chức năng Hoàn thành để xác nhận công việc đã hoàn thành.

Trong trường hợp khách hàng gọi điện thoại (hoặc liên hệ trực tiếp) thì bộ phận điều phối (bộ phận chăm sóc khách hàng) có nhiệm vụ ghi nhận lại thông tin khách hàng phản hồi/ khiếu nại lên hệ thống. Cách thực hiện như sau:

➢ Từ màn hình giao diện chính, chọn chức năng Nhận cuộc gọi như hình hướng dẫn bên dưới:

➢ Cập nhật thông tin vào phiếu phản hồi/ khiếu nại như hình hướng dẫn bên dưới:

Sau khi cập nhật thông tin vào phiếu phản hồi/ khiếu nại trong trường hợp khách hàng phản hồi/ khiếu nại qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, bước xử lý tiếp theo là phân bổ giao việc cho nhân viên xử lý. Về cách thực hiện giống như khi tạo công việc con cho nhân viên xử lý đã được hướng dẫn ở phần trên (nội dung số 2). Cách thực hiện như sau:

➢ Từ màn hình giao diện chính, chọn chức năng Phân bổ như hình hướng dẫn bên dưới:

➢ Thực hiện phân công giao việc cho nhân viên như hướng dẫn hình bên dưới:

Để xem danh sách khách hàng phản hồi qua điện thoại đã được ghi nhận lại lên hệ thống, cách thực hiện như sau:

➢ Từ màn hình giao diện chính, chọn chức năng Danh sách nhận phản hồi qua điện thoại như hình hướng dẫn bên dưới:

➢ Khi đó, màn hình sẽ hiển thị danh sách các khách hàng đã phản hồi/ khiếu nại qua điện thoại. Đồng thời có kèm theo các tình trạng xử lý giúp Admin/ Bộ phận điều phối nắm được thông tin chính xác, từ đó ra những quyết định xử lý công việc kịp thời, hiệu quả.