•KPI (Key Performance Indicators) là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

•KPI là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên; vì vậy KPI áp dụng cho nhiều mục đích như: Quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân.

•Sử dụng trong đánh giá thực hiện công việc, hệ thống KPIs được hiểu là những chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc. Hay nói cách khác KPIs chính là mục tiêu công việc mà cá nhân, tổ/nhóm, phòng/ban, tổ chức,… cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

•Thông thường mỗi vị trí chức danh sẽ có bản mô tả công việc trong đó nêu rõ những trách nhiệm của vị trí chức danh đó phải thực hiện. Dựa trên cơ sở những trách nhiệm công việc đó Nhà quản lý sẽ đưa ra các chỉ số (Mục tiêu) để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí chức danh đó.

•Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng nhân viên.

Việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:

•Đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.

•Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.

•Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn.

Khi xây dựng hệ thống KPIs những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:

•S – Specific: Cụ thể

•M – Measurable: Đo lường được

•A – Achiveable: Có thể đạt được

•R – Realistics: Thực tế

•T – Timbound: Có thời hạn cụ thể

Không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.

•Nó có thể là một cách rất nhanh cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.

•Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.

•Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.

•Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.

•Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.

Tuy nhiên, nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.

•Doanh nghiệp tự tạo đợt đánh giá.

•Không giới hạn số lượng đợt đánh giá trong năm.

•Không giới hạn số lượng đợt đánh giá trong năm.

•Nội dung đánh giá được thiết lập từ trước theo từng loại hình đánh giá.

•Không giới hạn loại hình đánh giá (Đánh giá sau thử việc, đánh giá năng lực, …).

•Không giới hạn nội dung đánh giá.

•Nội dung đánh giá bám sát đặc thù doanh nghiệp.

•Hỗ trợ tính toán KPI tự động theo các chỉ tiêu đánh giá.

•Người đánh giá và người được đánh giá có thể tiến hành đánh giá online.

•Hỗ trợ nhiều cấp đánh giá.

•Hỗ trợ nhiều người đánh giá trong cùng một cấp.

•Thống kê kết quả đánh giá.

•Tổng hợp kết quả tự động chuyển đổi thành sự kiện (Khen thưởng, tăng lương…).