Navigation:  KẾ TOÁN TÀI CHÍNH > Truy vấn nhật ký

Kế toán sổ cái >> Truy vấn >> Truy vấn nhật ký

 

Tổng quan:

Truy vấn nhật ký là công cụ giúp người dùng truy vấn dữ liệu đã ghi sổ hoặc ghi sổ nháp theo loại nhật ký. Người dùng có thể xem hoặc chỉnh sửa thông tin của nhật ký.

Các biểu tượng công cụ và chức năng:

: Xem. Xem thông tin chi tiết của truy vấn

: Chỉnh sửa. Chỉnh sửa dòng thông tin đã chọn

: Làm mới. Tải lại những thông tin mặc định

: Tách tiền, tách số tiền của 1 dòng nhật ký thành 2 dòng có tổng số tiền bằng dòng ban đầu.

: Recall, gọi lại giao diện nhập nhật ký của dòng thông tin được chọn, các giá trị của nhật ký được chọn sẽ hiện đầy đủ trên giao diện nhập liệu. Dùng để chỉnh sửa và xoá thông tin của nhật ký.

: Phân bổ chi phí, mở giao diện nhập liệu để phân bổ chi phí.

: Reverse, mở giao diện thực hiện bút toán đảo cho nhật ký đã chọn

: Sửa số chứng từ, sửa đồng loạt số chứng từ cho nhật ký

: Lưu. Lưu lại thông tin nhập liệu

: Thoát. Thoát các thao tác nhập liệu trước đó.

: List. Trở lại giao diện lọc dữ liệu truy vấn sổ cái.

Hướng dẫn sử dụng chức năng:

Người dùng có thể lọc theo các tiêu chí cần lọc trên thanh công cụ lọc. Chọn dòng nhật ký cần truy vấn và bấm để xem thông tin chi tiết

1.Giao diện chi tiết truy vấn:

Dữ liệu được thể hiện trên nhiều trang, ta có thể chọn để di chuyển qua lại giữa các trang hoặc để đến trang đầu hoặc trang cuối. thể hiện số dòng dữ liệu trên 1 trang. Ta có thể nhập lại số dòng dữ liệu muốn thể hiện và bấm cập nhật lại thông tin. Chọn trên thanh tên các trường nhập liệu để bật/tắt thanh điều kiện lọc. Người dùng có thể nhập điều kiện lọc theo từng cột giá trị tương ứng để lọc dữ liệu cần thiết. Chọn ở đầu mỗi dòng nếu muốn thực hiện chức năng trên dòng thông tin đó. Bỏ chọn để huỷ chọn những dòng đã đánh dấu trước đó. Chọn ở sau tên mỗi cột (VD ) và chọn Cột để mở thêm các cột dữ liệu muốn thể hiện bằng cách đánh dấu vào các giá trị tương ứng hoặc bỏ đánh dấu để ẩn các cột dữ liệu không cần thiết. Chọn Reset layout để lấy lại các thiết lặp mặc định.

2.Chức năng chỉnh sửa :

Chọn dòng và bấm biểu tượng chỉnh sửa như trên, sẽ được phép chỉnh sửa một số thông tin, nhưng cột phía sau hiển thị biểu tượng (như hình bên dưới) là những cột được phép chỉnh sửa. Chọn để lưu giá trị lại.

 

3.Chức năng tách tiền :

Chọn dòng và bấm biểu tượng tách tiền để thực hiện tách tiền dòng đã chọn.

Nhập số tiền cần tách và chọn OK, sau đó bấm để lưu kết quả lại.

 

4.Chức năng phân bổ chi phí :

Được dùng để phân bổ đều các chi phí cho số kỳ được chọn. Chọn dòng nhật ký chi phí cần phân bổ và bấm biểu tượng phân bổ chi phí … Giao diện phân bổ chi phí hiển thị như sau:

Các giá trị mặc định lấy theo dòng được chọn. Người dùng có thể chọn lại ngày giao dịch, kỳ bắt đầu (cho biết bắt đầu phân bổ từ kỳ nào)… Chọn kỳ (Periods) cho biết số lượng kỳ cần phân bổ. Chọn Alloaction Account ghi nhận phân bổ vào tài khoản nào. Nhập các thông tin Phân tích nghiệp vụ cần thiết và bấm OK. Chương trình sẽ tự phân bổ theo số kỳ đã chọn:

Chọn để ghi sổ nháp hoặc để ghi sổ.

5.Chức năng recall :

Chọn dòng nhật ký bằng cách check vào ô ở đầu dòng nhật ký và chọn recall . Tất cả các dòng thông tin của nhật ký đó được thể hiện đầy đủ trên giao diện nhập liệu nhật ký. Người dùng có thể chỉnh sửa hay xoá thông tin của những dòng chưa phân bổ. Đối với những dòng đã phân bổ thì người dùng không chỉnh sửa được. Muốn chỉnh sửa những dòng đã phân bổ thì người dùng phải gỡ phân bổ trước khi thực hiện recall để chỉnh sửa.

6.Chức năng reverse : (Chỉ áp dụng cho những nhật ký chưa phân bổ)

Chọn dòng nhật ký để thực hiện bút toán đảo cho các loại phải thu, phải trả và chọn . Hiện màn hình để người dùng chọn Period, Transaction Date và chọn loại cho nhật ký Reverse: Original, Current, Manual. Default là Original. Status của Journal mới được tạo (reverse) sẽ giống như nhật ký gốc. Nếu nhật ký gốc là nháp thì nhật ký reverse là nháp còn nhật ký gốc là gh sổ thì nhật ký reverse là ghi sổ. Khi OK thì cả 2 nhật ký đều được set thông tin phân bổ cùng số chứng từ, kỳ …và đánh dấu phân bổ là C.

7.Chức năng Sửa số chứng từ :

Dùng chỉnh sửa đồng loạt số chứng từ, áp dụng đối với các dòng nhập liệu mới hoặc chưa Ghi sổ. Khi bấm biểu tượng này hộp thoại nhập liệu sẽ hiện ra cho người dùng sử dụng:

•Số chứng từ cũ: Chọn số chứng từ cần sửa

•Số chứng từ mới: Nhập số chứng từ mới muốn sửa thành

•Kỳ kế toán cũ: Chọn kỳ kế toán cần sửa

•Kỳ kế toán mới: Nhập kỳ kế toán mới muốn sửa thành, lưu ý nhập đúng định dạng xxx/yyyy (VD: 006/2016)

•Ngày cũ: Chọn ngày phát sinh nghiệp vụ cần chỉnh sửa.

•Ngày mới: Nhập ngày nghiệp vụ mới hoặc chọn ngày nghiệp vụ mới muốn chỉnh sửa thành. Lưu ý: Nếu nhập ngày thì nhập đúng định dạng dd/mm/yyyy.

Khi chỉnh sửa, chung ta có thể sửa theo 1 trong 3 tiêu chí là Số chứng từ, Kỳ kế toán hoặc Ngày nghiệp vụ. bên cạnh đó, chúng ta có thể sửa cùng 1 lúc cả 3 yếu tố trên. Tuy nhiên khi sửa tiêu chí nào thì phải nhập liệu số cũ và số mới của tiêu chí đó. Tất cả các dòng nhập liệu của nhật ký có cùng giá trị cũ sẽ được sửa thành giá trị mới.