Navigation:  KẾ TOÁN TÀI CHÍNH > Truy vấn sổ cái

Kế toán sổ cái >> Truy vấn >> Truy vấn sổ cái

 

Tổng quan:

Truy vấn số cái là công cụ giúp người dùng truy vấn dữ liệu đã ghi sổ hoặc ghi sổ nháp trên sổ cái. Người dùng có thể xem hoặc chỉnh sửa thông tin của nhật ký.

Các biểu tượng công cụ và chức năng:

: Xem. Xem thông tin chi tiết của truy vấn

: Chỉnh sửa. Chỉnh sửa dòng thông tin đã chọn

: Làm mới. Tải lại những thông tin mặc định

: Tách tiền, tách số tiền của 1 dòng nhật ký thành 2 dòng có tổng số tiền bằng dòng ban đầu.

: Recall, gọi lại giao diện nhập nhật ký của dòng thông tin được chọn, các giá trị của nhật ký được chọn sẽ hiện đầy đủ trên giao diện nhập liệu. Dùng để chỉnh sửa và xoá thông tin của nhật ký.

: Phân bổ chi phí, mở giao diện nhập liệu để phân bổ chi phí.

: Lưu. Lưu lại thông tin nhập liệu

: Thoát. Thoát các thao tác nhập liệu trước đó.

: List. Trở lại giao diện lọc dữ liệu truy vấn sổ cái.

Hướng dẫn sử dụng chức năng:

Trên giao diện chính khi truy vấn sổ cái có các phần lưu ý như sau:

1.Sổ cái: ở vị trí số 1, người dùng muốn truy vấn dữ liệu trên sổ cái nào thì nhấn vào ký tự sổ cái để chọn sổ cần truy vấn. Giao diện chọn sổ cái sẽ hiện như hình bên dưới.

 

2.Điều kiện lọc: vị trí số 2, chứa những điều kiện lọc dữ liệu truy vấn. Người dùng có thể truy vấn theo loại nhật ký, kỳ kế toán, số chứng từ,… bằng cách nhập dữ liệu lọc tương ứng vào các điều kiện lọc tương ứng (hoặc bấm biểu tượng ở đầu mỗi dòng để chọn dữ liệu lọc). Muốn bỏ điều kiện lọc nào thì người dùng có thể bấm chọn biểu tượng ở cuối mỗi dòng điều kiện.

3.Thêm điều kiện: Vị trí số 3, thể hiện cấu trúc dữ liệu của các nhật ký, người dùng kéo thả những nội dung từ 3 sang 2 để thêm các điều kiện lọc. Bấm để lấy lại những điều kiện lọc mặc định. Bấm để xem thông tin chi tiết của truy vấn theo những điều kiện lọc đã chọn.

4.Giao diện chi tiết truy vấn:

Dữ liệu được thể hiện trên nhiều trang, ta có thể chọn để di chuyển qua lại giữa các trang hoặc để đến trang đầu hoặc trang cuối. thể hiện số dòng dữ liệu trên 1 trang. Ta có thể nhập lại số dòng dữ liệu muốn thể hiện và bấm cập nhật lại thông tin. Chọn trên thanh tên các trường nhập liệu để bật/tắt thanh điều kiện lọc. Người dùng có thể nhập điều kiện lọc theo từng cột giá trị tương ứng để lọc dữ liệu cần thiết. Chọn ở đầu mỗi dòng nếu muốn thực hiện chức năng trên dòng thông tin đó. Bỏ chọn để huỷ chọn những dòng đã đánh dấu trước đó. Chọn ở sau tên mỗi cột (VD ) và chọn Cột để mở thêm các cột dữ liệu muốn thể hiện bằng cách đánh dấu vào các giá trị tương ứng hoặc bỏ đánh dấu để ẩn các cột dữ liệu không cần thiết. Chọn Reset layout để lấy lại các thiết lặp mặc định.

5.Chức năng chỉnh sửa :

Chọn dòng và bấm biểu tượng chỉnh sửa như trên, sẽ được phép chỉnh sửa một số thông tin, nhưng cột phía sau hiển thị biểu tượng (như hình bên dưới) là những cột được phép chỉnh sửa. Chọn để lưu giá trị lại.

 

6.Chức năng tách tiền :

Chọn dòng và bấm biểu tượng tách tiền để thực hiện tách tiền dòng đã chọn.

Nhập số tiền cần tách và chọn OK, sau đó bấm để lưu kết quả lại.

 

7.Chức năng phân bổ chi phí :

Được dùng để phân bổ đều các chi phí cho số kỳ được chọn. Chọn dòng nhật ký chi phí cần phân bổ và bấm biểu tượng phân bổ chi phí … Giao diện phân bổ chi phí hiển thị như sau:

Các giá trị mặc định lấy theo dòng được chọn. Người dùng có thể chọn lại ngày giao dịch, kỳ bắt đầu (cho biết bắt đầu phân bổ từ kỳ nào)… Chọn kỳ (Periods) cho biết số lượng kỳ cần phân bổ. Chọn Alloaction Account ghi nhận phân bổ vào tài khoản nào. Nhập các thông tin Phân tích nghiệp vụ cần thiết và bấm OK. Chương trình sẽ tự phân bổ theo số kỳ đã chọn:

Chọn để ghi sổ nháp hoặc để ghi sổ.

8.Chức năng recall :

Chọn dòng nhật ký bằng cách check vào ô ở đầu dòng nhật ký và chọn recall . Tất cả các dòng thông tin của nhật ký đó được thể hiện đầy đủ trên giao diện nhập liệu nhật ký. Người dùng có thể chỉnh sửa hay xoá thông tin của những dòng chưa phân bổ. Đối với những dòng đã phân bổ thì người dùng không chỉnh sửa được. Muốn chỉnh sửa những dòng đã phân bổ thì người dùng phải gỡ phân bổ trước khi thực hiện recall để chỉnh sửa.