Hệ tài khoản |
  
|
Hệ tài khoản |
|
Kế toán sổ cái >> Hệ tài khoản
Tổng quan:
Hệ tài khoản là danh mục các tài khoản kế toán được sử dụng cho phân hệ Kế toán sổ cái.
Các biểu tượng công cụ và chức năng:
: Xem. Xem thông tin chi tiết của dòng dữ liệu đã chọn
: Thêm. Tạo mới thông tin
: Sao chép. Sao chép thông tin sẵn có thành dữ liệu mới
: Chỉnh sửa. Chỉnh sửa dòng thông tin đã chọn
: Xóa. Xóa dòng thông tin đã chọn
: Làm mới. Tải lại những thông tin mới cập nhật của các dòng dữ liệu
: Tải nhập. Tải nhập thông tin từ file excel
: Tải xuất. Tải xuất thông tin từ chương trình ra dạng file html
: Lưu. Lưu lại thông tin nhập liệu
: Thoát. Thoát các thao tác nhập liệu trước đó, hủy thao tác tạo mới
: List. Trở lại giao diện danh sách hệ tài khoản
Thông tin chi tiết
•Số tài khoản: Tối đa 25 ký tự, số hiệu để nhận diện tài khoản này trong hệ thống tài khoản.
Lưu ý:
oSố hiệu tài khoản có thể gồm chữ cái, chữ số hay những ký hiệu khác (như - / . :).
oChữ hoa và chữ thường sẽ tạo nên những tài khoản khác nhau,ví dụ ABC khác với ABc.
oNếu dùng chữ để đặt số hiệu tài khoản thì chỉ nên dùng chữ hoa.
oTài khoản bắt đầu bằng số sẽ được xếp trước tài khoản bắt đầu bằng chữ.
oTuy nhiên để thống nhất các báo cáo, các đầu mục tài khoản cha phải áp dụng theo hệ thống tài khoản hiện hành của Nhà nước.
•Tên tài khoản Tối đa 255 ký tự, tên tài khoản kế toán
•Tình trạng: Tình trạng của mã tài khoản
Hệ thống hỗ trợ 3 loại tình trạng:
W – Working: Tài khoản đang sử dụng. Được phép ghi nghiệp vụ trên các tài khoản này.
S – Suspended: Tài khoản tạm ngưng sử dụng. Nếu bạn nhập nghiệp vụ với tài khoản này thì hệ thống sẽ cảnh báo. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể ghi nghiệp vụ.
C – Closed: Tài khoản ngưng sử dụng. Bạn không thể ghi nghiệp vụ có chứa tài khoản đóng.
•Nhóm truy cập:Tối đa 25 ký tự, quy định nhóm người dùng có quyền truy cập và sử dụng tài khoản, chọn từ danh sách nhóm truy cập đã định nghĩa sẵn. Để trống ô này thì tất cả người dùng đều có thể truy cập và sử dụng.
•Mã tìm kiếm: Tối đa 25 ký tự, mã tìm kiếm của tài khoản.
•Loại tài khoản: Mỗi tài khoản thuộc một trong sáu loại tài khoản sau đây:
•D - Debtor: Tài khoản con nợ / phải thu.
•C - Creditor: Tài khoản chủ nợ / phải trả.
•T - Client: Tài khoản bạn hàng ghi nhận thông tin về các khoản phải thu và phải trả.
•P - Profit&Loss: Tài khoản thuộc báo cáo lãi/lỗ, ghi nhận các chi tiết về doanh thu và chi phí.
•B - Balance Sheet: Tài khoản thuộc Bảng cân đối tài sản ghi nhận các chi tiết về tài sản trên BCĐTS.
•M - Memo: Tài khoản ngoài bảng, lưu các chi tiết không tác động lên bảng cân đối kế toán.
•Loại cộng dồn: Một tài khoản có thể được phân loại là cộng mang sang (B- Balance Forward) hay lưu chi tiết (O – Open Item). Khác biệt duy nhất giữa hai loại này là trong quá trình Xóa sổ cuối kỳ. Tài khoản có loại cộng dồn thuộc loại B- Balance Forward thì số dư khi xoá sổ cuối kỳ sẽ được chuyển qua kỳ sau (bất kể đã phân bổ hay chưa). Các tài khoản P - Profit&Loss (lãi – lỗ) hay các tài khoản B - Balance Sheet (cân đối) thường sử dụng loại cộng dồn này. Tài khoản có loại cộng dồn thuộc loại O – Open Item, số dư khi xoá sổ cuối kỳ chỉ kết chuyển dựa trên những dòng đã phân bổ. Các tài khoản D – Debtor, C – Creditor, T – Client thường sử dụng loại cộng dồn này.
•Tài khoản liên kết: Tối đa 25 ký tự, nếu bạn đang sử dụng tài khoản liên kết trong JP = Tiền định nhật ký, nhập mã số của tài khoản bạn muốn liên kết với tài khoản này. Ở chức năng Tiền định nhật ký, nếu bạn chỉ định rằng mã tài khoản trên dòng 002 là liên kết của tài khoản trên dòng 001 mà bạn đã nhập trước đó, hệ thống sẽ tự động thể hiện tài khoản liên kết của tài khoản của dòng 001 ở dòng 002 khi bạn nhập nhật ký.
•Tên tài khoản 2: Tối đa 255 ký tự, tên khác của tài khoản.
•Kiểm soát tiền tệ: Sử dụng cho chuyển đổi tiền tệ khi nhập nhật ký hoặc tải nhập nhật ký có liên quan ngoại tệ. Y–Yes, tỷ giá chuyển đổi phải được định nghĩa và sử dụng khi nhập nhật ký hay tải nhập nhật ký. N–No, tỷ giá chuyển đổi sẽ bị bỏ qua. O – Optional, tỷ giá chuyển đổi khi nhập nhật ký sẽ do người dùng tự chọn.
•Mã tiền tệ: Mã tiền tệ (ngoại tệ) mặc định cho tài khoản chọn từ danh sách mã tiền tệ đã được định nghĩa sẵn trong Cài đặt chung -> Tiền tệ -> Định nghĩa tiền tệ. Mã tiền tệ được chọn sẽ hiển thị khi bạn dùng tài khoản này trong một nhật ký có quy đổi ngoại tệ. Bạn có thể thay đổi mã quy đổi này, ngay cả khi hộp Kiểm soát tiền tệ được chọn. Trong Tải nhập nhật ký, hệ thống sẽ áp dụng mã quy đổi này nếu tệp chuyển dữ liệu không chứa mã quy đổi hợp lệ.
•Bỏ qua đánh giá lại: Nếu hộp Bỏ qua đánh giá lại được chọn thì hệ thống sẽ bỏ qua việc đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cho tài khoản này.
Lưu ý : Chỉ áp dụng cho các tài khoản có sử dụng ngoại tệ.
•Tên ngắn: Tối đa 30 ký tự, diễn giải ngắn của tài khoản.
•Ghi chú: Tối đa 255 ký tự, ghi chú của tài khoản.
•Phân tích tài khoản: Các nhóm phân tích của tài khoản. Mỗi tài khoản có thể có tối đa 10 nhóm phân tích. Định nghĩa nhóm phân tích từ chức năng Cài đặt chung -> Nhóm phân tích -> Định nghĩa chiều phân tích, mã nhóm phân tích từ A0 đến A9. Các nhóm phân tích này dùng để ghi nhận những thông tin phân tích cho các báo cáo liên quan.
•Một số trường phân tích được cấu hình để dùng cho một số báo cáo đặc trưng như sau:
•VAS_BS: Ghi nhận mã tài khoản tương ứng sử dụng cho báo cáo Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
•VAS_PL: Ghi nhận mã tài khoản tương ứng sử dụng cho báo cáo Kết quả kinh doanh (Profit&Loss).
•VAS_ICF: Ghi nhận mã tài khoản tương ứng sử dụng cho báo cáo Lưu chuyển tiền tệ gián tiếp.
•VAS_Note: Sử dụng cho Thuyết minh báo cáo tài chính.
•Phân tích nghiệp vụ: Các mã phân tích nghiệp vụ mặc định của tài khoản. Mỗi tài khoản có tối đa 10 nhóm phân tích nghiệp vụ. Định nghĩa nhóm phân tích nghiệp vụ này từ Cài đặt chung -> Nhóm phân tích -> Định nghĩa chiều phân tích, mã nhóm phân tích từ T0 đến T9. Chọn Y khi nhóm phân tích đó được sử dụng trên tài khoản này khi nhập nhật ký. Chọn N khi nhóm phân tích đó không được sử dụng trên tài khoản này khi nhập nhật ký. Để trống, các mã phân tích sẽ lấy theo khai báo của Kế toán sổ cái -> Cài đặt nhật ký -> Định nghĩa nhật ký. Lưu ý: Các mã phân tích T0 -> T9 sẽ lấy theo định nghĩa nhật ký, nhưng các set up phân tích nghiệp vụ từ tài khoản sẽ ưu tiên sử dụng.
VD: Định nghĩa nhật ký BH chọn các trường phân tích T1, T2, T3, nhưng tài khoản 111100 chọn T1 là N thì khi nhập nhật ký BH, chọn tài khoản 111100 thì dòng này chỉ hiển thị T2 và T3 cho người dùng nhập liệu, T1 bị cấm sử dụng trên tài khoản 111100.