Định nghĩa nhật ký |
  
|
Định nghĩa nhật ký |
|
Kế toán sổ cái >> Cài đặt nhật ký >> Định nghĩa nhật ký
Tổng quan:
Định nghĩa nhật ký là chức năng định nghĩa các loại nhật ký sử dụng trong phân hệ kế toán.
Các biểu tượng công cụ và chức năng:
: Xem. Xem thông tin chi tiết của dòng dữ liệu đã chọn
: Thêm. Tạo mới thông tin
: Sao chép. Sao chép thông tin sẵn có thành dữ liệu mới
: Chỉnh sửa. Chỉnh sửa dòng thông tin đã chọn
: Xóa. Xóa dòng thông tin đã chọn
: Làm mới. Tải lại những thông tin mới cập nhật của các dòng dữ liệu
: Tải nhập. Tải nhập thông tin từ file excel
: Tải xuất. Tải xuất thông tin từ chương trình ra dạng file html
: Lưu. Lưu lại thông tin nhập liệu
: Thoát. Thoát các thao tác nhập liệu trước đó, hủy thao tác tạo mới.
: List. Trở lại giao diện danh sách nhật ký.
Thông tin chi tiết
•Loại nhật ký:
Tối đa 25 ký tự
Mã loại nhật ký (thông thường đặt dạng viết tắt tên của nhật ký đó). Dùng để phân biệt các loại nhật ký. Mã này không được trùng nhau.
Lưu ý:
oLoại nhật ký có thể gồm chữ cái, chữ số hay những ký hiệu khác (như - / . :).
oChữ hoa và chữ thường sẽ tạo nên những nhật ký khác nhau,ví dụ ABC khác với ABc.
oNếu dùng chữ để đặt loại nhật ký thì chỉ nên dùng chữ hoa.
oLoại nhật ký bắt đầu bằng số sẽ được xếp trước loại nhật ký bắt đầu bằng chữ.
•Tên nhật ký: Tối đa 255 ký tự, tên loại nhật ký
•Tình trạng: Tình trạng của loại nhật ký, hệ thống hỗ trợ 2 loại tình trạng:
W – Working: loại nhật ký đang sử dụng. Người dùng có thể ghi nhận nghiệp vụ vào các loại nhật ký có tình trạng Working
C – Closed: loại nhật ký ngưng sử dụng. Người dùng không thể ghi nhận nghiệp vụ vào các loại nhật ký có tình trạng Closed.
•Nhóm truy cập: Tối đa 25 ký tự. Quy định nhóm người dùng có quyền truy cập và sử dụng loại nhật ký này, chọn từ danh sách nhóm người dùng đã định nghĩa sẵn. Để trống ô này thì tất cả người dùng đều có thể truy cập và sử dụng loại nhật ký này.
•Mã tiền định: Tối đa 25 ký tự, chọn mã tiền định của nhật ký từ danh sách đã được định nghĩa. Lưu ý: ta chọn tiền định bắt đầu bằng dòng đầu tiên.
•Ngoại tệ: Check box, chọn khi muốn hiện trường nhập liệu này lên khi nhập liệu nhật ký.
•Mã tăng tự động: Tối đa 25 ký tự, Chọn mã tăng tự động của nhật ký. Mã này định nghĩa trong Cài đặt chung -> Tham chiếu -> Số tăng tự động, nguồn form là JNE. Số chứng từ của nhật ký sẽ tăng theo quy cách của mã tăng tự động được chọn.
•Mẫu in: Tối đa 25 ký tự, ghi nhận mã mẫu in dùng khi in chứng từ cho loại nhật ký này. Mẫu in được định nghĩa trong Cài đặt chung -> Tham chiếu -> Mẫu in, nguồn dữ liệu JNE.
•Tạo nhật ký: Ghi nhận loại nhật ký tự động khi nhập liệu nhật ký. Chọn từ danh sách sau:
oA - Prepayment Allocation: Phân bổ trả trước, dùng cho các loại nhật ký ghi nhận phân bổ chi phí trả trước.
oP – Payment: Thanh toán, dùng cho loại nhật ký chi tiền (VD phiếu chi)
oC – Collection: Thu tiền, dùng cho các loại nhật ký thu tiền (VD phiếu thu, báo có)
oE - For Exchange Difference: Điều chỉnh chênh lệch, dùng cho các nhật ký ghi nhận điều chỉnh những chênh lệch.
oN - No Generate: Không tạo nhật ký tự động, dùng cho các nhật ký không thuộc các loại trên (VD Phải thu, Phải trả)
•Nhập tài sản:Check box, chọn khi muốn hiện trường nhập liệu thông tin về tài sản khi nhập liệu loại nhật ký này.
•Nhập hoá đơn:Check box, chọn khi muốn hiện trường nhập liệu thông tin về hoá đơn khi nhập liệu loại nhật ký này.
•Mã KH/NCC:Check box, chọn khi muốn hiện trường nhập liệu thông tin về khách hàng / nhà cung cấp khi nhập liệu loại nhật ký này.
•Mã ngân hàng:Check box, chọn khi muốn hiện trường nhập liệu thông tin ngân hàng khi nhập liệu loại nhật ký này.
•Nhập ngày đến hạn:Check box, chọn khi muốn hiện trường nhập liệu thông tin về ngày đến hạn (các đợt thanh toán hoặc các đợt phải thu…) khi nhập liệu loại nhật ký này.
•Memo Amt (Số liệu ghi chú):Check box, chọn khi muốn hiện trường nhập liệu thông tin về số liệu ghi chú khi nhập liệu loại nhật ký này.
•Mã phân bổ:Chọn từ danh sách, ghi nhận đánh dấu khi phân bổ loại nhật ký này.
oF – Force: các dòng dữ liệu tài khoản nợ, tài khoản có hay tài khoản bạn hàng đều tự động đánh dấu phân bổ khi thanh toán.
oW-Withheld: Tương tự như Force, tự động đánh dấu phân bổ khi thực hiện khấu trừ.
Lưu ý: việc phân bổ tự động này được áp dụng khi thực hiện chức năng thu/chi.
oA-Allocation: Người dùng tự phân bổ loại nhật ký này bằng cách so khớp các dòng Nợ - Có.
•Bút toán đảo cho kỳ kế tiếp:Check box, sử dụng cho các nhật ký sử dụng cho chi phí trích trước. Chọn check box, chương trình sẽ thực hiện hai bút toán khi nhập liệu loại nhật ký này. Bút toán bắt đầu sẽ ghi nhận chi phí trích trước vào kỳ hiện tại, bút toán kết thúc sẽ là bút toán đảo của bút toán đầu và ghi nhận vào kỳ kế tiếp.
•Số chứng từ duy nhất:Chọn check box khi xác định loại nhật ký này chỉ ghi nhận những bút toán có cùng số chứng từ, không cho phép ghi nhận nhiều số chứng từ trên loại nhật ký này lúc nhập liệu.
•In sau khi ghi sổ:Chọn check box khi muốn in chứng từ sau khi lưu nhật ký. Lưu ý phải chọn mẫu in mặc định của nhật ký này tại trường Mẫu in.
•Cập nhật ngày nghiệp vụ vào ngày đến hạn:Chọn check box khi muốn cập nhật ngày nghiệp vụ vào ngày đến hạn của chứng từ khi nhập nhật ký. Thường áp dụng cho các biên lai tiền mặt.
•Không nhập nhật ký:Chọn check box khi loại nhật ký này chỉ sử dụng khi tải nhập dữ liệu, không cho phép người dùng nhập liệu trên loại nhật ký này.
•Không tải nhập nhật ký:Chọn check box khi loại nhật ký này chỉ sử dụng nhập dữ liệu, sskhông cho phép người dùng tải nhập nhật ký này.
•Không phân bổ tài khoản:Chọn check box khi loại nhật ký này không áp dụng phân bổ, không cho phép người dùng phân bổ.
•Phân tích nghiệp vụ:Các thông tin phân tích sử dụng cho nhập liệu nhật ký được định nghĩa trong Cài đặt chung -> Nhóm phân tích -> Định nghĩa chiều phân tích, mã nhóm phân tích từ T0 đến T9 sẽ được hiển thị dưới dạng check box. Chọn check box tương ứng sẽ hiện trường nhập liệu đó lên trên giao diện nhập liệu khi người dùng nhập nhật ký này.
•Thông tin mở rộng: Các thông tin mở rộng sử dụng cho nhập liệu nhật ký được định nghĩa trong Cài đặt chung -> Nhóm phân tích -> Cấu hình trường mở rộng, tên form là JNE sẽ được hiển thị dưới dạng check box. Chọn check box tương ứng sẽ hiện trường nhập liệu đó lên trên giao diện nhập liệu khi người dùng nhập nhật ký này.