GIỚI THIỆU > Hướng dẫn sử dụng báo cáo

I. Giới thiệu chung về báo cáo:

Để vào màn hình xem báo cáo, ta làm theo thứ tự các bước như sau:

Chọn “báo cáo” từ trên thanh menu của hệ thống. Chọn vào “1 nhóm báo báo” trong “danh sách nhóm các báo cáo” (Nhóm tài sản cố định, nhóm báo cáo tài chính, nhóm thư gửi khách hàng,…). Từ nhóm báo cáo, chọn báo cáo mà bạn muốn xem.

Lưu ý: Báo cáo được sắp xếp theo nhóm các báo cáo, mỗi nhóm báo cáo sẽ có nhiều báo cáo khác nhau.

Để dễ hiểu ta xem một ví dụ bên dưới.

Ví dụ: Ta muốn xem báo cáo thư nhắc nợ lần 2 trên hệ thống thì sẽ làm theo các bước như trong hình dưới đây:

Trong đó:

Chẳng hạn, ta chọn một báo cáo là “nhật ký bán hàng” (Báo cáo => Quản lý kinh doanh => Nhật ký bán hàng). Màn hình báo cáo sẽ xuất hiện như hình dưới:

Trong đó:

•Vùng I: Là vùng chứa nguồn dữ liệu của hệ thống

•Vùng II: Là vùng chứa các giá trị lọc cho báo cáo

•Vùng III: Là thanh công cụ

Trong đó:

: Run, dùng để chạy báo cáo trực tiếp trên web, kết quả sẽ thể hiện nội dung của báo cáo dưới dạng Print Review (xem trước khi in). Hình bên dưới là nội dung báo cáo nhật ký bán hàng khi ta chọn

: Find, xuất hiện sau khi ta chọn như hình ở trên. Khi ta chọn biểu tượng này, chương trình sẽ đóng màn hình nội dung báo cáo để trở về giao diện lọc dữ liệu báo cáo ban đầu.

: Print, xuất hiện trong màn hình nội dung báo cáo ở trên, dùng để kết nối máy in và in báo cáo ra thành tài liệu.

: Download, cũng xuất hiện trong màn hình nội dung báo cáo ở trên, dùng để tải nội dung báo cáo về máy dưới dạng file pdf.

: Refresh, làm mới lại báo cáo. Khi ta điền nội dung vào các điều kiện lọc, chọn thêm một số điều kiện lọc khác, khi chọn refresh thì chương trình sẽ lấy lại thông tin ban đầu trước khi ta nhập nội dung lọc và loại bỏ những điều kiện lọc ta đã lấy thêm, lấy lại những giá trị mặc định trong các điều kiện lọc ban đầu.

: Excel, tải nội dung báo cáo về máy dưới dạng file excel.

: Word, tải nội dung báo cáo về máy dưới dạng file word.

: PDF, tải nội dung báo cáo về máy dưới dạng file pdf.

Mục đích của báo cáo dạng này là có thể cho phép người dùng lấy các giá trị từ nguồn dữ liệu (vùng I) để làm điều kiện lọc cho báo cáo (vùng II) bằng cách kéo/thả giá trị mong muốn từ vùng I qua vùng II.

* Chú ý, nội dung trong mục 2 chỉ là điều kiện lấy dữ liệu, không phải là dữ liệu sẽ thể hiện trong báo cáo, dữ liệu thể hiện trên báo cáo là dữ liệu được thiết kế sẵn.

Ví dụ: Ta muốn thêm điều kiện lọc của “nhật ký bán hàng” phía trên là chỉ lấy những giao dịch có giá trị lớn hơn 1,000,000,000 đồng thì ta sẽ làm như sau:

Kéo field “Giá trị giao dịch” từ nguồn dữ liệu vào vùng lọc để làm giá trị lọc. Sau đó chọn phương thức lọc tại Operator là Greater than và giá trị so sánh ta chọn tại From Value là 1,000,000,000. Để biết thêm về cách sử dụng các điều kiện lọc, ta xem phần II. bên dưới.

Ngoài ra, ta còn có dạng báo cáo chỉ có vùng II, không có vùng I với mục đích giới hạn cách lấy dữ liệu để báo cáo chạy chính xác theo một mục đích nhất định. Ví dụ như hình bên dưới:

II. Hướng dẫn sử dụng điều kiện lọc (filter):

1.Node và Family

Node: Thể hiện tên field dữ liệu, người dùng

Family: Thể hiện vị trí (nguồn gốc) field dữ liệu đó thuộc nhánh nào trong nguồn dữ liệu.

Nội dung Node và Family chỉ giúp người dùng phân biệt các node có cùng tên với nhau. Ví dụ: ta có Node Status của giao dịch và Node Status của BĐS trên nguồn PCT (nguồn chứa thông tin giao dịch) trùng tên nhau, Family sẽ cho ta biết Status nào là của giao dịch và Status nào là của BĐS, người dùng không thể điều chỉnh hay thay đổi nội dung Farmily.

2.CS

Dùng để phân biệt kí tự hoa hay thường trong giá trị lọc.

Trong đó:

Y: Có phân biệt chữ hoa thường

N: Không phân biệt chữ hoa thường

Ví dụ: Ta lấy giá trị lọc trong báo cáo nhật ký bán hàng là lấy những dự án bắt đầu bằng chữ T. (Xem hình ví dụ phía dưới)

Nếu CS ta để là Y thì kết quả sẽ phân biệt hoa thường, chỉ lấy các dự án bắt đầu bằng T (chữ hoa) và bỏ qua các dự án bắt đầu bằng chữ t (chữ thường).

Ngược lại, nếu ta để CS là N thì kết quả sẽ lấy tất cả bao gồm cả T (chữ hoa) và t (chữ thường).

3.Is - Is not

Giá trị Is được sử dụng sẽ lấy dữ liệu là giá trị lọc, giá trị Is not sử dụng lấy giá trị khác với giá trị lọc.

Ví dụ: Khi filed Tình trạng (status) được chọn là Is và giá trị lọc là HDMB, chương trình sẽ lấy những dữ liệu của tình trạng là HDMB và trả kết quả về là các dòng dữ liệu có tình trạng HDMB.

Nếu chọn là Is not, thì chương trình sẽ lấy các giá trị khác HDMB và trả kết quả về là các dòng dữ liệu có tình trạng không phải HDMB.

4.From Value - To Value

Nơi sẽ điền giá trị lọc vào các điều kiện đã chọn.

From Value: Từ giá trị (luôn được sử dụng).

To Value: Đến giá trị (chỉ sử dụng đối với Operator Between, hoặc dữ liệu kiểu ngày).

Ví dụ: Ta muốn ngày bắt đầu từ 10/01/2016 đến 10/04/2017, tại dòng filter ngày bắt đầu, ta nhập giá trị là 10/01/2016 vào From Value, nhập giá trị 10/04/2017 vào To Value, Operator chọn là Between.

Trong trường hợp chúng ta chỉ sử dụng một giá trị lọc, ta chỉ điền giá trị lọc đó vào From Value. Nếu ta không điền giá trị vào From Value mà chỉ điền giá trị vào To Value, chương trình sẽ bỏ qua, không so sánh với giá trị đã điền ở To Value.

5.Operator

Đây là phần xây dựng sẵn của chương trình để thực hiện một số toán tử so sánh thông dụng. Trong cột Operator chứa các kiểu lọc đặc biệt như sau:

Tên Operator	Diễn giải
Equal to	•Sử dụng giống toán tử so sánh bằng (=), lấy các giá trị bằng với giá trị lọc nhập tại From Value. •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là Equal To và nhập số 3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán là đợt 3.
Begins with	•Lọc các dữ liệu bắt đầu bằng chuỗi, ký tự nhập ở From Value. •Ví dụ: Node Sàn (Site) ta chọn Operator là Begins with và nhập DK vào From Value, chương trình sẽ lấy các sàn có mã bắt đầu là DK. (Kết quả trả về bao gồm các sàn như DK,DKR, DKRS …)
Ends with	•Lọc các dữ liệu kết thúc bằng chuỗi, ký tự nhập ở From Value. •Ví dụ: Node BĐS (Property) ta chọn Operator là Ends with và nhập 10-01 vào From Value, chương trình sẽ lấy các căn hộ có mã kết thúc là 10-01. (Kết quả trả về bao gồm các căn hộ có mã như AGS-A-10-01, AGS-B-10-01, AGR-10-01, AGSL-10-01…)
Contains	•Lọc các dữ liệu có chứa chuỗi, ký tự nhập ở From Value. Lưu ý các điều kiện lọc khác nhau cách nhau bởi khoảng trắng. •Ví dụ: Node BĐS (Property) ta chọn Operator là Contains và nhập 10 11 vào From Value, chương trình sẽ lấy các căn hộ có mã chứa số 10 hoặc 11. (Kết quả trả về bao gồm các căn hộ có mã như AGS-A-10-01, AGS-A-01-10, AGS-B-10-01, AGS-A-11-01, AGS-A-01-11, AGS-B-11-01…)
Between	•Lọc các dữ liệu có giá trị nằm trong khoản lọc nhập từ From Value đến To Value •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là Between và nhập số 3 vào From Value, số 5 vào To Value chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán là đợt 3, 4, 5. Lưu ý, giá trị nhỏ phải nhập tại From Value, giá trị lớn nhập tại To Value, nếu nhập ngược thứ tự thì chương trình không lấy ra kết quả đúng được. Nếu dữ liệu là dạng ngày, ta không cần chọn Operator Between
Less than	•Sử dụng giống toán tử so sánh nhỏ hơn (<), lấy các giá trị nhỏ hơn giá trị lọc nhập tại From Value. •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là Less than và nhập số 3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán nhỏ hơn đợt 3
Greater than	•Sử dụng giống toán tử so sánh lớn hơn (>), lấy các giá trị lớn hơn giá trị lọc nhập tại From Value. •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là Greater than và nhập số 3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán lớn hơn đợt 3.
Less than or Equal	•Sử dụng giống toán tử so sánh nhỏ hơn hoặc bằng (<=), lấy các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị lọc nhập tại From Value. •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là Less than or Equal và nhập số 3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng đợt 3
Greater than or Equal	•Sử dụng giống toán tử so sánh lớn hơn hoặc bằng (>=), lấy các giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị lọc nhập tại From Value. •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là Greater than or Equal và nhập số 3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán lớn hơn hoặc bằng đợt 3
Different from	•Sử dụng giống toán tử so sánh khác (<>), lấy các giá trị khác với giá trị lọc nhập tại From Value. •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là Different from và nhập số 3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán khác đợt 3
In	•Lọc các dữ liệu giống 1 trong những điều kiện lọc nhập tại From Value. Lưu ý các điều kiện lọc khác nhau cách nhau bởi dấu phẩy (,) •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta chọn Operator là In và nhập số 3,5,7 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán là đợt 3, 5, 7
SPACE	•Lọc các dữ liệu có giá trị là rỗng (không chứa dữ liệu). Khi sử dụng SPACE ta không cần điền dữ liệu lọc vào From Value hay To Value (nếu có điền vào thì chương trình cũng tự động bỏ qua và chỉ lấy các giá trị là rỗng). •Ví dụ: Node Chứng từ NH ta chọn Operator là SPACE, chương trình sẽ lấy các dòng dữ liệu mà giá trị Chứng từ Ngân Hàng không chứa giá trị nào.
EXISTS	•Lọc các dữ liệu có giá trị khác rỗng (chứa dữ liệu). Khi sử dụng EXISTS ta không cần điền dữ liệu lọc vào From Value hay To Value (nếu có điền vào thì chương trình cũng tự động bỏ qua và chỉ lấy các giá trị khác rỗng). •Ví dụ: Node Chứng từ NH ta chọn Operator là EXISTS, chương trình sẽ lấy các dòng dữ liệu mà giá trị Chứng từ Ngân Hàng có chứa giá trị.

Chú ý: Với Operator là dấu trừ (-): Đây là mặc định của chương trình khi chúng ta không chọn bất cứ loại Operator nào trong số các Operator đã kể trên.

Khi điền dữ liệu vào From Value và không điền dữ liệu vào To Value, chương trình sẽ thực hiện giống so sánh bằng (như Equal to).

Khi điền dữ liệu lọc vào From Value và To Value, chương trình sẽ thực hiện so sánh trong khoảng (như Between).

Ngoài ra, ta có thể điền các toán tử so sánh (<; >; <>; <=; >=; !;<<) vào From Value để thực hiện như những chức năng Operator đã kể trên như sau:

Dữ liệu nhập ở From Value	Diễn giải
< Giá trị lọc	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn Less than •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta nhập <3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán nhỏ hơn đợt 3.
> Giá trị lọc	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn Greater than •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta nhập >3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán lớn hơn đợt 3.
<> Giá trị lọc	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn Different from •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta nhập <>3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán khác đợt 3.
<= Giá trị lọc	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn Less than or Equal •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta nhập <=3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng đợt 3.
>= Giá trị lọc	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn Greater than or Equal •Ví dụ: Node Đợt thanh toán ta nhập >=3 vào From Value, chương trình sẽ lấy các đợt thanh toán lớn hơn hoặc bằng đợt 3.
<< Giá trị lọc	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn In
<>	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn EXISTS •Ví dụ: Node Chung tu NH ta nhập <> vào From Value, chương trình sẽ lấy các dòng dữ liệu mà giá trị Chứng từ Ngân Hàng có chứa giá trị..
!	•Thực hiện chức năng giống với khi ta chọn SPACE •Ví dụ: Node Chung tu NH ta nhập ! vào From Value, chương trình sẽ lấy các dòng dữ liệu mà giá trị Chứng từ Ngân Hàng không chứa giá trị nào.