Navigation:  KẾ TOÁN TÀI CHÍNH > Truy vấn khách hàng

Kế toán sổ cái >> Truy vấn >> Truy vấn khách hàng

 

 

Tổng quan:

Truy vấn khách hàng là công cụ giúp người dùng truy vấn dữ liệu đã ghi sổ hoặc ghi sổ nháp theo khách hàng. Người dùng có thể xem hoặc chỉnh sửa thông tin của nhật ký.

 

Các biểu tượng công cụ và chức năng:

: Xem. Xem thông tin chi tiết của truy vấn

: Chỉnh sửa. Chỉnh sửa dòng thông tin đã chọn

: Làm mới. Tải lại những thông tin mặc định

: Tách tiền, tách số tiền của 1 dòng nhật ký thành 2 dòng có tổng số tiền bằng dòng ban đầu.

: Recall, gọi lại giao diện nhập nhật ký của dòng thông tin được chọn, các giá trị của nhật ký được chọn sẽ hiện đầy đủ trên giao diện nhập liệu. Dùng để chỉnh sửa và xoá thông tin của nhật ký.

: Phân bổ, dùng để gỡ bỏ đánh dấu phân bổ để thực hiện điều chỉnh cho những khoản đã phân bổ.

: So khớp (Tiền cơ sở, Ngoại tệ), dùng để so khớp các khoản đã thu/chi (phân bổ tay các khoản đã thu/chi).

: Trả tiền, thực hiện chi tiền và phân bổ tự động.

: Thu tiền, thực hiện thu tiền và phân bổ tự động.

: Lưu. Lưu lại thông tin nhập liệu.

: Thoát. Thoát các thao tác nhập liệu trước đó.

: List. Trở lại giao diện danh sách khách hàng.

Hướng dẫn sử dụng chức năng:

Chọn khách hàng cần truy vấn và bấm

1.Giao diện chi tiết truy vấn:

Thể hiện tất cả các bút toán liên quan đến nhà cung cấp đã chọn. Dữ liệu được thể hiện trên nhiều trang, ta có thể chọn để di chuyển qua lại giữa các trang hoặc để đến trang đầu hoặc trang cuối. thể hiện số dòng dữ liệu trên 1 trang. Ta có thể nhập lại số dòng dữ liệu muốn thể hiện và bấm cập nhật lại thông tin. Chọn trên thanh tên các trường nhập liệu để bật/tắt thanh điều kiện lọc. Người dùng có thể nhập điều kiện lọc theo từng cột giá trị tương ứng để lọc dữ liệu cần thiết. Chọn ở đầu mỗi dòng nếu muốn thực hiện chức năng trên dòng thông tin đó. Bỏ chọn để huỷ chọn những dòng đã đánh dấu trước đó. Chọn ở sau tên mỗi cột (VD ) và chọn Cột để mở thêm các cột dữ liệu muốn thể hiện bằng cách đánh dấu vào các giá trị tương ứng hoặc bỏ đánh dấu để ẩn các cột dữ liệu không cần thiết. Chọn Reset layout để lấy lại các thiết lặp mặc định.

2.Chức năng chỉnh sửa :

Chọn dòng và bấm biểu tượng chỉnh sửa như trên, sẽ được phép chỉnh sửa một số thông tin, những cột phía sau hiển thị biểu tượng (như hình bên dưới) là những cột được phép chỉnh sửa. Chọn để lưu giá trị lại.

 

3.Chức năng tách tiền :

Chọn dòng nhật ký cần tách và bấm biểu tượng tách tiền để thực hiện tách tiền dòng đã chọn.

Nhập số tiền cần tách và chọn OK, sau đó bấm để lưu kết quả lại. Lưu ý: Tiền cơ sở thể hiện số tiền cơ sở ban đầu của dòng cần tách. Ngoại tệ thể hiện số tiền ngoại tệ của dòng cần tách. Diễn giải ghi nhận nội dung nghiệp vụ của phần tiền được tách.

 

Ví dụ 1: Tách phần tiền chênh lệch khi so khớp. Ta có khoản phải thu là 10,000,000 nhưng đã thu thực tế là 6,000,000. Muốn so khớp được hai khoản này ta phải tách khoản phải thu 10,000,000 thành 2 khoản phải thu là 6,000,000 và 4,000,000 rồi so khớp khoản phải thu 6,000,000 với phần tiền đã thu.

Ví dụ 2: Tách 1 phần tiền cần phải thu/phải trả để thực hiện thu/chi trên khoản đó. Ta có khoản phải trả là 15,000,000 nhưng ta chỉ thực hiện trả 5,000,000. Ta tách khoản phải trả 15,000,000 thành hai phần là 5,000,000 và 10,000,000 rồi thực hiện trả tiền trên khoản 5,000,000 đó.

4.Chức năng recall :

Chọn dòng nhật ký bằng cách check vào ô ở đầu dòng nhật ký và chọn recall . Tất cả các dòng thông tin của nhật ký đó được thể hiện đầy đủ trên giao diện nhập liệu nhật ký. Người dùng có thể chỉnh sửa hay xoá thông tin của những dòng chưa phân bổ. Đối với những dòng đã phân bổ thì người dùng không chỉnh sửa được. Muốn chỉnh sửa những dòng đã phân bổ thì người dùng phải gỡ phân bổ trước khi thực hiện recall để chỉnh sửa.

5.Chức năng gỡ phân bổ :

Chọn những cặp chứng từ đã phân bổ có cùng số phân bổ bằng cách chọn ở đầu mỗi dòng. Bấm biểu tượng để gỡ dấu phân bổ. Trên cột phân bổ, ta xoá ký tự phân bổ trên những dòng có cùng số phân bổ và lưu lại.

6.Chức năng so khớp : So khớp tiền cơ sở dùng so khớp tiền cơ sở của các dòng nhật ký được chọn. So khớp ngoại tệ dùng so khớp tiền ngoại tệ của các dòng nhật ký được chọn.

Chọn những khoản nợ/có cần so khớp bằng cách chọn ở đầu mỗi dòng và bấm . Tổng số tiền của bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có, tài khoản so khớp phảii cùng một tài khoản.

Những khoản nợ/có không bằng nhau, ta thực hiện tách tiền cho bằng nhau rồi so khớp.

7.Chức năng trả tiền :

Chọn dòng nhật ký loại có (Credit) cần chi trả và bấm . Giao diện nhập liệu bút toán chi tiền hiện lên cho người dùng nhập liệu.

Chọn loại nhật ký tương ứng (Phiếu chi hoặc báo có …), nhập nội dung diễn giải và các thông tin Phân tích nghiệp vụ cần thiết, tuỳ chỉnh lại ngày giao dịch, số chứng từ, kỳ kế toán … cho chính xác và chọn Ok. Lưu ý số tiền chi sẽ bằng với số tiền phải chi trên dòng dữ liệu đã chọn và người dùng không điều chỉnh được giá trị này.

Chọn để ghi sổ nháp hoặc để ghi sổ. Chọn để in phiếu.

Trong trường hợp chỉ trả 1 phần số tiền ta thực hiện tách tiền trước rồi chi trên số tiền đã tách. Nếu trả tiền nhiều khoản phải trả cùng lúc, ta chọn ở đầu các dòng phải trả rồi thực hiện chi tiền như hướng dẫn ở trên.

8.Chức năng thu tiền :

Chọn dòng nhật ký loại nợ (Dedit) cần chi trả và bấm . Giao diện nhập liệu bút toán thu tiền hiện lên cho người dùng nhập liệu.

Chọn loại nhật ký tương ứng (Phiếu thu hoặc báo nợ…), nhập nội dung diễn giải và các thông tin Phân tích nghiệp vụ cần thiết, tuỳ chỉnh lại ngày giao dịch, số chứng từ, kỳ kế toán… cho chính xác và chọn OK. Lưu ý số tiền thu sẽ bằng với số tiền phải thu trên dòng dữ liệu đã chọn và người dùng không điều chỉnh được giá trị này.

Chọn để ghi sổ nháp hoặc để ghi sổ. Chọn để in phiếu.

 

Trong trường hợp chỉ thu một phần số tiền, ta thực hiện tách tiền trước rồi thu trên số tiền đã tách. Nếu thực hiện thu tiền cho nhiều khoản phải thu cùng một lúc, ta chọn ở đầu mỗi dòng cần phải thu rồi thực hiện thu tiền như hướng dẫn ở trên.