Navigation:  KẾ TOÁN TÀI CHÍNH > Định nghĩa sổ cái

Kế toán sổ cái >> Định nghĩa sổ cái

Tổng quan:

Định nghĩa sổ cái ghi nhận những thông số cài đặt cơ bản áp dụng cho nhập liệu kế toán. Bao gồm thông số cài đặt các kỳ, các cách ghi nhận nhật ký, các cài đặt tiền tệ,... Giao diện này chỉ cung cấp cho người dùng nắm giữ quyền cài đặt.

Các biểu tượng công cụ và chức năng:

: Chỉnh sửa cài đặt thông số.

: Lưu. Lưu lại thông tin nhập liệu

: Thoát. Thoát các thao tác nhập liệu trước đó.

: Đính kèm, kèm theo các file văn bản liên quan

Thông tin chi tiết

Giải thích một số field nhập liệu:

•Công ty: Tối đa 15 ký tự, thể hiện tên cơ sở dữ liệu của công ty. Người dùng không điều chỉnh được giá trị này.

•Kỳ hiện tại: Định dạng PPP/YYYY với P là kỳ và Y là năm (VD: 001/2016 là kỳ 1 năm 2016) ghi nhận kỳ nhập liệu hiện tại. Giá trị này cũng được tự động cập nhật khi người dùng sử dụng chức năng Kế toán sổ cái -> Mở kỳ kế toán.

•Kỳ hoạt động: Quy định người dùng được nhập liệu từ kỳ nào đến kỳ nào, giá trị kỳ được điền vào ô từ và đến kế bên, định dạng như Kỳ hiện tại. Tuy nhiên chú ý nhập liệu, nếu kỳ hoạt động là cố định thì ta nhập trực tiếp giá trị kỳ vào (VD: Từ: 001/2016 đến: 006/2016, quy định người dùng chỉ nhập liệu được từ kỳ 1 năm 2016 đến kỳ 6 năm 2016. Nếu nhập liệu khác các kỳ trong khoản này thì sẽ bị báo lỗi và không cho lưu lại). Nếu kỳ hoạt động linh động theo kỳ hiện tại thì ta nhập công thức tính kỳ theo kỳ hiện tại (VD: Từ: -1 đến: 0, quy định người dùng nhập liệu từ 1 kỳ trước kỳ hiện tại đến kỳ hiện tại. Nếu kỳ hiện tại là 006/2016 thì kỳ hoạt động là 005/2016 đến 006/2016)

•Ngày hoạt động: Tương tự như kỳ hoạt động, ngày hoạt động quy định thời gian được phép nhập liệu từ ngày nào đến ngày nào. Định dạng YYYY-MM-DD (VD: 2016-01-30). Nhập liệu chính xác ngày nếu như ngày hoạt động là cố định, hoặc nhập công thức tính ngày dựa theo ngày thực tế khi nhập liệu.

•Gán nguồn nhật ký: Chọn Y-Yes để ghi nhận nhật ký được tạo từ user nào, ghi nhận trong mọi trường hợp nhập liệu và phân bổ. Chọn P-Poster để ghi nhận nhật ký được tạo từ user Post nhật ký đó.

•Sổ nháp: Chọn 0-Không yêu cầu sổ nháp, dùng khi các nhật ký có 2 dạng là neo và ghi thật (không có ghi nháp), dữ liệu sau khi ghi thật sẽ không chỉnh sửa được. Chọn 1-Mọi ghi nhận từ JNE=Journal Entry (Nhập nhật ký) đều đưa vào sổ nháp. Chọn 2-Chọn lựa Post (Ghi thật) hoặc Post rough (Ghi nháp), việc ghi thật hay ghi nháp do người nhập liệu quyết định.

•Hiện trên định khoản: Chọn check box khi muốn thể hiện tài khoản đối ứng trên từng dòng nhập liệu để người dùng tự nhập.

•Tự động thiết lập: chọn check box này khi muốn người dùng không nhập tài khoản đối ứng trên từng dòng nhập liệu mà chương trình sẽ tự động lấy tài khoản đối ứng tương ứng.

•Sổ ngân sách chính: Ghi nhận sổ cái nào làm sổ ngân sách chính. Chọn từ danh sách sổ từ B đến K.

•Sổ ngân sách mua hàng: Ghi nhận sổ cái nào làm sổ ngân sách mua hàng. Chọn trong danh sách sổ từ B đến K.

•Sổ doanh thu dự kiến: Ghi nhận sổ cái nào làm sổ doanh thu dự kiến. Chọn trong danh sách sổ từ B đến K.

Lưu ý: Các sổ trên là ghi nhận những khai báo để sử dụng đối chiếu sổ sách. Do đó khi sử dụng chức năng Kế toán sổ cái -> Ngân sách -> Định nghĩa sổ ngân sách thì người dùng phải định nghĩa sổ ngân sách sao cho phù hợp với các loại sổ đã được khai báo ở trên.

•Đồng tiền cơ sở: Ghi nhận những cài đặt tiền tệ làm tiền cơ sở sử dụng trong hệ thống kế toán. (Đồng tiền cơ sở là tiền tệ được sử dụng làm cơ sở để quy đổi các loại tiền tệ khác nhằm thống nhất các giá trị tiền tệ. VD: Đồng tiền cơ sở là VND thì khi nhập liệu các giá trị ngoại tệ khác sẽ chuyển đổi các ngoại tệ đó thành VND).

•Mã tiền tệ cơ sở: Chọn trong danh sách mã tiền tệ được định nghĩa sẵn trong Cài đặt chung -> Tiền tệ -> Định nghĩa tiền tệ. Ghi nhận tiền tệ nào sử dụng làm tiền cơ sở.

•Số thập phân: Quy định số lượng số thập phân của tiền cơ sở. Chọn trong danh sách.

•Tiền tệ dùng cho báo cáo: Ghi nhận những cài đặt tiền tệ làm tiền sử dụng trong những báo cáo có tính chất liên quốc gia. VD: Công ty con đặt tại Việt Nam nên tiền sử dụng làm tiền cơ sở là VND, nhưng báo cáo về cho công ty mẹ đặt tại Mỹ phải sử dụng tiền báo cáo là USD. Tiền tệ dùng cho báo cáo là những thông số cài đặt để chuyển đổi tiền cơ sở thành tiền báo cáo này.

•Mã tiền tệ: chọn trong danh sách mã tiền tệ được định nghĩa sẵn trong Cài đặt chung -> Tiền tệ -> Định nghĩa tiền tệ. Ghi nhận tiền tệ nào được dùng làm báo cáo.

•Quy tắc ghi nhận: Chọn trong danh sách: 0 - Không xác định, người dùng tự nhập liệu các giá trị tiền báo cáo. 1 - Tính toán nếu không nhập, sẽ lấy giá trị tiền báo cáo của người dùng nhập, nếu người dùng không nhập thì chương trình sẽ tự quy đổi. 2 - Luôn luôn tính, chương trình luôn luôn quy đổi giá trị tiền cơ sở thành tiền báo cáo, người dung không nhập liệu.

•Quy luật chuyển đổi: A - Tự động, tự động chuyển tiền cơ sở thành tiền báo cáo trên mọi nhật ký. M - Chỉ định, người dùng tự chọn nhật ký để chuyển đổi thông qua chức năng Data Transfer Manager (Quản lý chuyển dữ liệu).

•Số thập phân tiền tệ: Quy định số lượng số thập phân của tiền báo cáo. Chọn từ danh sách.

•Số thập phân tỷ giá: Quy định số lượng số thập phân của tỷ giá quy đổi tiền báo cáo. Chọn từ danh sách.

•Cài đặt tiền tệ: Ghi nhận những cài đặt tiền tệ khi quy đổi tiền báo cáo.

•Tiền quy đổi: Chọn từ danh sách: T - Giá trị tiền giao dịch, dùng trực tiếp loại ngoại tệ của giao dịch để quy đổi thành tiền báo cáo mà không quy đổi theo tiền cơ sở. B - Giá trị tiền cơ sở, quy đổi tất cả ngoại tệ của giao dịch thành tiền cơ sở rồi sử dụng giá trị tiền cơ sở này quy đổi thành tiền báo cáo.

•Tỷ giá hợp nhất: Ghi nhận tỷ giá quy đổi của các tiền tệ thành tiền báo cáo. (Nhập kiểu số thập phân).

•Kiểm tra sai biệt tỷ giá: Chọn check box khi muốn kiểm tra những sai biệt về tỷ giá khi quy đổi.

•Dung sai tỷ giá cho phép: Ghi nhận phần trăm tỷ giá quy đổi cho phép sai lệch. (Nhập kiểu số thập phân, tối đa 6 chữ số và 2 số thập phân).

•Bỏ qua sai biệt tỷ giá: Chọn check box khi muốn bỏ qua những cảnh báo về sai lệch tỷ giá quy đổi. Để trống sẽ báo lỗi những sai lệch về tỷ giá quy đổi.

•Kiểm soát ngân sách:

•Số thập phân tỷ giá: Quy định số lượng số thập phân của tỷ giá dùng trong kiểm soát ngân sách. Chọn từ danh sách.

•Số liệu ghi nhớ: Cài đặt dùng thay đổi tên field memoamount của chương trình. Giá trị memoamount dùng lưu trữ một số liệu nào đó cần ghi nhớ để phục vụ cho báo cáo.

•Tên giá trị: Tối đa 20 ký tự, ghi nhận tên muốn thể hiện giá trị cần ghi nhớ (VD: Số lượng, field memoamount sẽ thể hiện thành field Số lượng)

•Số thập phân: Ghi nhận số lượng số thập phân dùng cho giá trị cần ghi nhớ này. Chọn từ danh sách.