❖ Thông tin nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ là một phần tử trong tiến trình làm việc và được gán ở trạm xử lý công việc tương ứng với cơ cấu của mỗi tổ chức.

❖ Trạm xử lý công việc: Một trạm xử lý công việc có thể đại diện cho tên một công việc cụ thể hoặc một nhiệm vụ được giao.

❖ Phân công nguồn lực:

▪Sau khi xác định các thành phần tham gia vào quy trình làm việc, bước tiếp theo là sắp xếp họ vào các vị trí làm việc đã được tạo.

▪Các nhân viên trong cùng một vị trí/ nhóm sẽ có vai trò tương đương nhau.

▪Một nhân viên có thể là một phần tại các địa trạm khác nhau trong một Workflow hoặc trong các Workflow khác.

❖ Mỗi form mẫu sử dụng một Workflow duy nhất nhưng mỗi Workflow có thể được sử dụng ở nhiều form mẫu khác nhau.

❖ Một Workflow chứa nhiều bước duyệt, cho phép sử dụng điều kiện rẽ nhánh theo yêu cầu.

❖ Hỗ trợ tùy chọn một trong những đối tượng hoặc tất cả đối tượng trong bước duyệt để chuyển sang bước kế tiếp.

❖ Hỗ trợ tùy chọn chuyển đến bước kế tiếp nếu quá thời gian cho phép.

❖ Theo dõi được các khoản đã trả và chưa trả.

❖ Tại mỗi bước của quy trình cho phép chọn người duyệt kế tiếp hoặc kết thúc quy trình.

❖ Trong quá trình duyệt hoặc trả về, người dùng có thể điều chỉnh, bổ sung, đính kèm thêm tài liệu hoặc ghi chú.

*** Đặc biệt: Người dùng có thể tự xây dựng quy trình duyệt theo yêu cầu của tổ chức kinh doanh.

❖ Tình trạng duyệt của mỗi yêu cầu sẽ được phản ánh qua thư điện tử (email).

❖ Trình quản lý thư điện tử cho phép người dùng định nghĩa nội dung email khác nhau cho mỗi loại form mẫu/ mỗi loại tình trạng.