Navigation:  QUẢN LÝ KHO > Nhập lưu chuyển

Quản lý kho >> Nhập lưu chuyển

 

Tổng quan:

Nhập lưu chuyển là nơi nhập liệu các loại lưu chuyển như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm,...

Các biểu tượng công cụ và chức năng:

: Run. Chạy loại lưu chuyển được chọn hoặc chạy dòng lưu chuyển neo được chọn.

: Xóa. Xóa dòng thông tin neo đã chọn.

: Làm mới. Tải lại danh sách những dòng lưu chuyển đang treo chờ xử lý.

Chi tiết - Thông tin nhập liệu:

•Loại: Chọn loại lưu chuyển cần nhập liệu. Loại lưu chuyển được định nghĩa trong Quản lý kho -> Cài đặt lưu chuyển -> Định nghĩa lưu chuyển. Người dùng chọn loại lưu chuyển rồi bấm chọn để mở giao diện nhập liệu. Ngoài ra người dùng có thể chọn lưu chuyển neo và bấm để mở lại giao diện nhập liệu lưu chuyển đó cho việc nhập liệu tiếp hoặc điều chỉnh. Những lưu chuyển neo chỉ lưu tạm, không ghi nhận vào kho.

Thực hiện nhập liệu:

1.Nhập kho:

 

Nội dung nhập liệu trên phần số 1 là những thông tin chung, những thông tin này sẽ được ghi đè lên các dòng dữ liệu chi tiết ở phần số 2. Các thông tin chung này được khai báo trong Quản lý kho -> Cài đặt lưu chuyển -> Định nghĩa lưu chuyển.

Nội dung nhập liệu phần số 2 ghi nhận từng dòng nhập kho. Mỗi một dòng là nhập kho cho một hàng hoá nào đó, ta thêm dòng bằng cách chọn biểu tượng Thêm . Nếu nhập liệu thông tin trên những dòng chi tiết, nếu những giá trị đó là thông tin chung sẽ được tự động cập nhật lên vùng 1. Thông tin chung sẽ lấy từ thông tin của dòng nhập liệu đang được chọn, khi lưu lại lưu chuyển thì thông tin này sẽ ghi đè lên tất cả các dòng chi tiết khác.

Hướng dẫn nhập liệu:

•Ngày lưu chuyển: Ngày thực hiện nhập kho, mặc định lấy ngày hiện tại của hệ thống. Người dùng có thể chọn lại ngày này.

•Số chứng từ: Ghi nhận mã phiếu nhập kho, giới hạn 25 ký tự.

•Total Value: Ghi nhận tổng số tiền của tất cả các dòng nhập kho bên dưới. Giá trị này chương trình tự tính.

•Mã HHVT: Chọn trong danh sách các HHVT, ghi nhận nhập kho HHVT nào.

•Kho: Chọn mã kho trong danh sách kho, ghi nhận nhập HHVT vào kho nào.

•Số lượng: Nhập số lượng hàng hoá cần nhập (Lưu ý: những HHVT nào cho phép nhập số lẻ mới được nhập dạng số thập phân).

•Đơn giá: Ghi nhận đơn giá của HHVT, chương trình sẽ tính ra Giá trị dựa vào Số lượng * Đơn giá. Trong trường hợp không nhập Đơn giá, chương trình sẽ tính Đơn giá = Giá trị / Số lượng.

•Giá trị: Ghi nhận tổng giá trị hàng hoá nhập kho của dòng dữ liệu hiện tại, Giá trị = Số lượng * Đơn giá. Trong trường hợp nhập Giá trị và Số lượng, chương trình sẽ tính Đơn giá = Giá trị / Số lượng.

•Mã tiền tệ: Chọn mã ngoại tệ sử dụng nhập kho cho HHVT này, áp dụng cho các HHVT nhập kho bằng ngoại tệ. Chức năng nhập kho bằng ngoại tệ được quy định trong Quản lý kho -> Cài đặt lưu chuyển -> Định nghĩa lưu chuyển theo loại lưu chuyển.

•Tỷ giá: ghi nhận tỷ giá quy đổi ra VND. Giá trị mặc định được khai báo trong Cài đặt chung -> Tiền tệ -> Định nghĩa tỷ giá kỳ, tuy nhiên người dùng có thể nhập lại giá trị này.

•Đơn giá ngoại tệ: Ghi nhận đơn giá nhập kho của hàng hoá bằng ngoại tệ. Khi nhập giá trị này, chương trình sẽ tính Ngoại tệ = Đơn giá ngoại tệ * Số lượng. Trong trường hợp nhập Số lượng và Ngoại tệ thì chương trình sẽ tính Đơn giá ngoại tệ = Ngoại tệ / Số lượng.

•Ngoại tệ: Ghi nhận tổng giá trị hàng hoá nhập kho của dòng nhập hiện tại bằng ngoại tệ. Giá trị này được tính bằng Đơn giá ngoại tệ*Số lượng. Ngoài ra người dùng có thể tự nhập giá trị này.

Khi nhập kho theo ngoại tệ lưu ý cách nhập liệu như sau: Nhập Số lượng HHVT, chọn Mã tiền tệ, điều chỉnh Tỷ giá, nhập Đơn giá ngoại tệ hoặc Ngoại tệ. Chương trình sẽ tự động tính Giá trị = Ngoại tệ * Tỷ giá và Đơn giá = Giá trị / Số lượng.

2.Xuất kho:

Giao diện nhập liệu cũng chia ra 2 phần tương tự như nhập kho: Phần số 1 là thông tin chung, số 2 là thông tin chi tiết. Cách nhập liệu tương tự nhập kho.

Một số lưu ý khi xuất kho:

•Phương pháp tính giá xuất kho là FIFO hoặc LIFO: Giá trị xuất kho bằng tổng giá trị nhập kho của các dòng tương ứng, Đơn giá xuất kho tính bằng Tổng giá trị xuất kho/ Số lượng. Người dùng chỉ nhập Số lượng trên dòng xuất kho chi tiết mà không cần nhập Đơn giá hay Giá trị. (VD: Ta nhập kho kiểu FIFO một HHVT có mã IT001 vào kho N1 2 lần. Lần 1 nhập ngày 01/01/2016, số lượng 5, đơn giá 10, giá trị nhập kho 50. Lần 2 nhập ngày 03/01/2016, số lượng 5, đơn giá 12, giá trị nhập kho 60. Khi ta xuất HHVT này với số lượng là 6 thì giá trị xuất kho được tính bằng 5*10 (lần 1) + 1*12 (lần 2) = 62, đơn giá xuất kho = 62/6 = 10.33)

•Phương pháp tính giá xuất kho là Average: Đơn giá sẽ lấy giá trị bình quân của hàng hoá trong kho (theo phương pháp tính bình quân gia quyền), Giá trị = Đơn giá * Số lượng. Người dùng chỉ nhập Số lượng trên dòng xuất kho chi tiết mà không cần nhập Đơn giá hay Giá trị.

•Phương pháp tính giá xuất kho là Manual: Đơn giá xuất kho do người dùng tự nhập, nếu xuất chỉ định từ một dòng nhập kho thì Đơn giá sẽ lấy theo giá trị nhập kho mới nhất, người dùng cũng có thể thay đổi Đơn giá này, Giá trị = Đơn giá * Số lượng. Người dùng nhập Số lượng và Đơn giá trên dòng xuất kho chi tiết mà không cần nhập Giá trị.

•Với phương pháp tính giá xuất kho Average và Manual sẽ có chức năng xuất chỉ định khi nhập lưu chuyển. Khi xuất chỉ định, người dùng sẽ chọn dòng nhập kho và xuất từ dòng nhập kho đó (FIFO và LIFO không có chức năng này). Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn loại nhập lưu chuyển là XK – Xuất kho

Bước 2: Chọn biểu tượng Inventory

 

Chọn dòng hoặc các dòng cần xuất kho

 

Nếu số lượng HHVT muốn xuất kho ít hơn số lượng HHVT trên dòng được chọn thì ta tách dòng được chọn ra thành dòng có số lượng cần xuất bằng chức năng Split.

 

Khi tách, người dùng chỉ cần nhập số lượng cần tách, giá trị sẽ tính theo đơn giá của dòng nhập này nhân với số lượng tách.

 

Chọn dòng vừa tách và chọn Đồng ý để xuất kho. Số lượng, Đơn giá, Giá trị của dòng xuất kho sẽ lấy theo dòng nhập được chọn này. Xoá dòng thông tin mặc định và chọn Post để lưu lại.

 

Phân bổ HHVT:

•Phương pháp tính giá xuất kho là FIFO: Khi xuất kho, HHVT sẽ tự động được phân bổ theo kiểu FIFO dù Phương pháp phân bổ của HHVT là gì.

•Phương pháp tính giá xuất kho là LIFO: Khi xuất kho, HHVT sẽ tự động được phân bổ theo kiểu LIFO dù Phương pháp phân bổ của HHVT là gì.

•Phương pháp tính giá xuất kho là Average hoặc Manual: HHVT sẽ được phân bổ theo Phương pháp phân bổ của HHVT đó.

•Phương pháp phân bổ FIFO, LIFO: HHVT khi xuất kho sẽ được tự động phân bổ theo kiểu FIFO hoặc LIFO.

•Phương pháp phân bổ Expire: HHVT nào sắp hết hạn trước sẽ được phân bổ trước mỗi khi xuất kho, nếu cùng ngày hết hạn, dòng nhập kho nào có số lượng nhỏ nhất sẽ được phân bổ trước.

•Phương pháp phân bổ Manual và Order line: Khi xuất kho bằng cách tự nhập lưu chuyển chi tiết, người dùng phải thực hiện phân bổ bằng tay, nếu xuất kho bằng cách chọn dòng nhập kho cụ thể thì chương trình sẽ phân bổ trên dòng nhập kho đã chọn.

•Phương pháp phân bổ Serialised: xuất kho dựa vào Mã HHVT, Mã kho, Số Serial No, nếu trong kho không còn tồn sẽ không cho phép xuất, tự động phân bổ theo Mã HHVT, Mã kho, Số Serial No ở trên. Số lượng xuất kho luôn là 1.

Xuất vượt: Chức năng này cho phép người dùng xuất kho nhiều hơn số lượng tồn kho của HHVT. Tuy nhiên, chỉ có người dùng được phân quyền mới được phép xuất vượt.

•Khi Phương pháp tính giá xuất kho là FIFO hoặc LIFO, chương trình sẽ đối chiếu số lượng tồn kho với số lượng xuất. Tự động tách dòng xuất ra 1 phần có số lượng bằng số lượng tồn kho và phân bổ cho các dòng nhập kho của HHVT đó, số lượng vượt sẽ lưu lại thành một dòng xuất kho ghi nhận số lượng xuất nhưng không có đơn giá hay giá trị. Sau khi xuất vượt, nếu có nhập kho thì người dùng phải điều chỉnh bằng tay dòng xuất vượt đó (nhập lại đơn giá, giá trị) và phân bổ vào những dòng nhập kho sau đó.

•Khi Phương pháp tính giá xuất kho là Average, xuất vượt thì đơn giá lấy theo giá bình quân của HHVT tại thời điểm đó. Tồn kho của HHVT sẽ được ghi nhận số lượng âm và giá trị âm bằng số lượng và giá trị vượt, giá bình quân của HHVT chuyển thành 0. (VD: Tồn kho 4, giá bình quân là 2, giá trị tồn kho là 8, khi xuất vượt là 6 thì tồn kho là -2, giá trị tồn kho là -4,giá bình quân là 0). Khi nhập kho HHVT đó, thì các giá trị tồn kho, số lượng tồn kho và giá trung bình đều được tính lại theo phương pháp bình quân gia quyền. Chú ý, nếu ta nhập kho số lượng bằng với số lượng vượt thì khi đó sẽ có hiện tượng số lượng tồn kho là 0 nhưng giá trị tồn kho khác 0. Trong trường hợp này ta có thể giữ nguyên giá trị tồn kho cho đến khi nhập kho HHVT đó, chương trình sẽ tự động bù trừ vào giá trị tồn kho mới. Tuy nhiên ta cũng có thể điều chỉnh lại giá xuất kho của phiếu xuất vượt và đưa giá trị chênh lệch này vào. Dùng chức năng recalculate để tính lại giá trị tồn kho; khi đó giá trị tồn kho, số lượng tồn kho, giá bình quân đều về 0.

•Khi Phương pháp tính giá xuất kho là Manual, xuất vượt tương tự như Average, tuy nhiên giá trị tồn kho sẽ tính theo giá xuất mà người dùng nhập. (VD: số lượng tồn kho 4, giá trị tồn kho là 80; Khi xuất vượt là 6, nếu giá trị xuất kho mà người dùng nhập là 100 thì số lượng tồn kho sẽ là -2 và giá trị tồn kho là -20). Lưu ý: Nếu xuất chỉ định bằng cách chọn dòng nhập trong Tồn kho (Inventory) thì không thể xuất vượt.

3.Chuyển kho:

Chuyển kho là loại lưu chuyển áp dụng cho việc chuyển HHVT từ kho này sang kho khác. Khi nhập liệu, người dùng nhập một dòng thông tin chuyển kho, chương trình sẽ tự động ghi nhận 2 nghiệp vụ tương ứng là xuất HHVT từ kho nguồn và nhập HHVT đó vào kho đến. Người dùng chỉ nhập số lượng HHVT cần chuyển. Các giá trị khác như Đơn giá, Giá trị không cần nhập, tuỳ theo các phương pháp tính giá xuất kho được áp dụng mà chương trình sẽ tính các giá trị này. Ngoài ra, các giá trị xuất kho được tính từ kho nguồn sẽ làm giá trị nhập kho ở kho đến. Điều lưu ý trong chuyển kho là phải chọn kho nguồn và kho đến.

 

4.Điều chỉnh tăng:

Là biện pháp khắc phục lỗi xuất kho nhiều hơn so với số lượng cần xuất, hoặc xuất kho sai HHVT, số lượng HHVT tồn kho thực tế nhiều hơn số liệu tồn kho của HHVT… Điều chỉnh tăng nhằm điều chỉnh lại số lượng HHVT tồn kho cho đúng với thực tế.

Nhập liệu tương tự thao tác nhập kho, chọn loại lưu chuyển là DC+. Cách tính giá tương tự như nhập kho.

5.Điều chỉnh giảm:

Mục đích tương tự như điều chỉnh tăng, nhằm điều chỉnh lại số lượng HHVT tồn kho cho đúng thực tế. Nhập liệu tương tự như xuất kho, chọn loại lưu chuyển DC-. Cách tính giá tương tự như xuất kho.

6.Các lưu ý nhập liệu:

Các nghiệp vụ liên quan kế toán:

_ Nhập/Xuất kho cho tài sản cố định thì cần nhập liệu thêm các thông tin TSCĐ (Mã TSCĐ, Mã con TSCĐ).

_ Nhập mã tài khoản khi xuất kho theo từng nghiệp vụ riêng.

Các chức năng:

: Xuất chỉ định: Mở ra giao diện các dòng nhập kho để người dùng chọn.

: Neo lưu chuyển, lưu tạm lưu chuyển đang nhập liệu để nhập lại sau.

: lưu thông tin lưu chuyển. Thông tin nhập/xuất kho sẽ được cập nhật vào kho.