Định nghĩa thư |
  
|
| Show/Hide Hidden Text |
Định nghĩa thư |
|
| Show/Hide Hidden Text |
1. Truy cập: Nền tảng >> Cài đặt thư điện tử >> Định nghĩa thư
2. Mô tả: Dùng để định nghĩa các mẫu thư gửi tự động trong hệ thống. Khi chọn chức năng, hệ thống hiển thị danh sách các mẫu thư có sẵn trong hệ thống.
3. Danh sách: Khi truy cập chức năng, hệ thống liệt kê các danh mục hiện có trong hệ thống. Người dùng có thể xem 
, sửa 
, copy mới 
hoặc xóa 
bản ghi hiện tại, tải về máy danh sách 
, tải nhập 
danh sách từ file Excel hoặc thêm mới 
một bản ghi.
•Code: Là mã tham chiếu trong hệ thống. Các mã thư phải là duy nhất. •Description: Mô tả về nội dung của thư.
a.Details: •Status: Xác đinh trạng thái của thư. Chỉ những thư có trạng thái là W - Working mới có hiệu lực. •Access Group: Sử dụng trong security để hạn chế truy câp. •Address Group: Tên vùng trong file Mail Template để chọn danh sách người nhận. Vùng này chứa hai cột: Địa chỉ người nhận và hình thức TO, CC, BCC. Nếu nhập các địa chỉ trực tiếp trong cùng một ô thì các địa chỉ cách nhau bằng dấu “;”. •All in One: Nếu tham số được chọn thì hệ thống chỉ tạo một thư cho tất cả các người nhận trong danh sách. Ngược lại, mỗi người nhận trong danh sách gửi thư sẽ được tạo một thư riêng. •History: Giữ lại email trong Sent Box sau khi gửi, Nếu không chọn email sẽ được xóa sau khi gửi.
b.Email Content: •Sender: Địa chỉ email người gửi. Nếu để trống hệ thống chọn địa chỉ ngầm định trong hệ thống theo thứ tự ưu tiên như sau: 1.Địa chỉ trong danh sách Email Config có tham số Default là YES. 2.Địa chỉ email setup trong thông tin Company Definition. 3.Web Config cấu hình server của ứng dụng.
•Subject: Địa chỉ vùng dữ liệu mô tả subject của email trong Excel Template. •Validate: Địa chỉ vùng cảnh báo về dữ liệu khi kiểm tra trong file Excel Template. •Invitation Range: NA.
c.Email Attachment: •Report Code: Chọn mã báo cáo được định nghĩa trong "Report Definition" để tạo báo cáo. •Size: F-Full hoặc Z-ZIP chỉ định nếu file nén trước khi gửi đi. •Type: Cho phép chọn file dạng Excel hay PDF. Lưu ý: Khi thiết kế báo cáo tạo file đính kèm.
d. Parameters: Khai báo các tham số đầu vào để tạo ra thư. Các tham số khai báo ở đây được chỉ định thống nhất với các tham số khai báo trong mục Parameters trong file Report Template (xem phần Report Definition). Các tham số của mục này cũng là tham số sử dụng cho tạo file đính kèm.
e. Send To: Dạng để khai báo địa chỉ gửi đến trực tiếp.
f. Email Template: Thiết kế phần nội dung email. Trong File đính kèm trong chức năng được sử dụng cho Email Template.
Đối với các email đơn giản có nghĩa là dùng dữ liệu để tạo ra thư gửi trực tiếp mà không đòi hỏi xử lý dữ liệu, các parameter trong Email Definition được sử dụng để làm điều kiện lọc dữ liệu trong User Table.
g. Thiết kế báo cáo tạo file đính kèm: File đính kèm được tạo và đính kèm sử dụng Report Definition. Các tham số của báo cáo được truyền trực tiếp từ các tham số do Email Definition.
|
